気づいたら名刺入れがいっぱいになっていて、前にお会いした方のお名前や会社名がどこにあるか分からない。
以前「また連絡しますね」とお伝えしたはずなのに、気づいたら半年以上そのままになっている。
そんな心当たりはありませんか。
小さな会社や個人事業主にとって、人とのつながりそのものが大切な営業資産です。
ところが、その貴重な名刺や顧客リストを紙のまま引き出しにしまっていると、せっかくのご縁をうまく活かせないまま時間が過ぎてしまいます。
今回は、ITが得意でない方でも今日から始められる、顧客情報の整理とかんたんな活用方法をご紹介します。
名刺や顧客リストが「紙のまま」だと、何がもったいないのか
名刺や手書きの顧客リストが紙のままだと、次のような「もったいない」が起きやすくなります。
・誰にいつ、どんな話をしたかを忘れてしまい、連絡すべきタイミングを逃してしまう
・名刺の枚数が増えるほど、必要なときに目的の1枚を探し出すのに時間がかかる
・紙は検索ができないため、「以前、〇〇の相談をしてくれた方はどなただったか」をすぐに思い出せない
・名刺を管理していた担当者が不在になったり、仕事を離れたりすると、お客様とのつながりの経緯が分からなくなってしまう
・同じ方に、以前お伝えした内容と似た案内を重ねて送ってしまい、気まずい思いをする
こうした小さな「もったいない」の積み重ねが、本来つながるはずだったご縁や、次のお仕事の機会を遠ざけてしまいます。
悪気があって連絡をしていないわけではなく、単に「仕組みがないから、つい後回しになってしまう」というだけのことがほとんどです。まずは「自分は忘れっぽいから」と自分を責めるのではなく、忘れても困らない仕組みを作ることから考えてみましょう。
今日からできる、顧客情報の整理チェックリスト
大がかりな仕組みを整える必要はありません。まずは、次のような小さな一歩から始めてみましょう。
・スマートフォンの名刺管理アプリで名刺を撮影し、会社名・お名前・連絡先だけでもデータとして残す
・表計算ソフト（ExcelやGoogleスプレッドシートなど）に、お名前・会社名・お会いした日・お話しした内容を一覧としてまとめる
・連絡した日付と内容を一言メモしておき、次にいつ連絡するとよいかの目安をつけておく
・月に一度、一覧を見直して「今月、ご連絡しておきたい方」を確認する時間をつくる
・ご連絡の頻度について、ご自身の中であらかじめルールを決めておき、押しつけがましくならないようにする
まずは手持ちの名刺のうち、直近でお会いした10枚から試してみてください。
思っていたより早く整理できることを実感できるはずです。
すべてを一度にデータ化する必要はなく、「よくお付き合いのある方」から優先して整理していく形で構いません。
一度に完璧を目指すよりも、少しずつでも続けられる仕組みにしておくことのほうが、結果的に長く役立ちます。
もう一歩進めたい場合の選択肢
名刺の数が増えてきたり、ご家族やスタッフなど複数人で顧客情報を共有したい場合は、クラウド型の顧客管理サービスを使ったり、ホームページのお問い合わせフォームと連携させた仕組みを検討してみるのも一つの方法です。
たとえば、お問い合わせフォームから入力された情報がそのまま一覧として残るようにしておけば、電話やメールでのやり取りの聞き漏らしを防ぐことができます。
近年は、Firebaseのような仕組みを活用することで、費用を抑えながら「自社に合わせた小さな顧客管理の仕組み」を用意できるケースも増えてきました。
ホームページのお問い合わせフォームと顧客リストを連携させたり、スタッフ間で情報を共有できる簡単な画面を用意したりといったことも、以前よりも手の届きやすい範囲で実現できるようになっています。
ただし、最初から大きな仕組みを導入する必要はありません。
まずは「今の運用で困っていること」を具体的に書き出し、それを解決できる分だけ、少しずつ手を加えていくという進め方がおすすめです。
湖南エリアの事業者が大切にしたい、もう一つの視点
野洲・草津・守山・大津など、滋賀の湖南エリアは、地域でのつながりの中からお仕事が生まれることも多いのではないでしょうか。
「デジタル化」や「顧客管理」と聞くと、機械的で少し冷たい印象を持たれる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、顧客情報を整理する本来の目的は、一人ひとりとの関係を大切にし、ちょうど良いタイミングで「お元気ですか」「その後いかがですか」とお声がけできるようにすることです。
地域での顔の見えるおつき合いに、データという「記憶の助け」を少し添えるくらいの気持ちで取り入れていただければと思います。
まとめ
名刺や顧客リストを紙のままにしておくと、せっかくのご縁をうまく活かせないまま時間が過ぎてしまうことがあります。
まずはスマートフォンでの名刺撮影や、表計算ソフトでの一覧化といった、小さな一歩から始めてみてください。
小さな整理の積み重ねが、半年後、1年後の「ちょうど良いタイミングでのご連絡」につながっていきます。
もし自分だけで整理や仕組み化を進めるのが難しいと感じたら、ページ上部の「お問い合わせ」ボタンから、お気軽にご相談ください。